martes, 9 de febrero de 2010


Gerencia del Conocimiento



El Conocimiento consiste en verdades, creencias, perspectivas, conceptos, juicios, expectativas y metodologías. Así como también podría definirse como una combinación de información, contexto y experiencia.


Importancia de la Gerencia del Conocimiento

En cualquier empresa, la cadena de suministros depende del conocimiento que se tenga sobre las materias primas, planeación, manufactura, distribución, etc. Asimismo, el desarrollo de nuevos productos requiere conocimiento sobre las necesidades de los consumidores, nuevos descubrimientos científicos, nueva tecnología, mercadeo, etc.

El reto de aplicar el conocimiento en una empresa para crear ventajas competitivas se hace aun más desafiante debido a:

  • El mercado es cada vez más competitivo, lo que demanda mayor innovación en los productos. Debido a esto, el conocimiento debe desarrollarse y ser asimilado cada vez con mayor rapidez.
  • Las empresas están organizando sus negocios enfocando sus esfuerzos con mayor valor para sus clientes. Las funciones del personal de administración se han ido reduciendo, así como los mismos niveles administrativos. Existe la necesidad de reemplazar la manera informal en que sé gerenciaba el conocimiento en las funciones administrativas por métodos formales dentro de procesos de negocios orientados al cliente.
  • La presión de la competencia está reduciendo el tamaño de los grupos de trabajadores que poseen el conocimiento de la empresa.
  • Se requiere tiempo para adquirir conocimiento y lograr experiencia a partir de él. Los trabajadores cada vez tienen menos tiempo para hacer esto.
  • Está creciendo la tendencia dentro de los trabajadores a retirarse cada vez mas temprano en su vida laboral o de aumentar su movilidad entre empresas, lo cual ocasiona que el conocimiento se pierda.
  • Existe la necesidad de manejar cada vez mayor complejidad en empresas pequeñas y con operaciones transnacionales.
  • Cambios en la dirección estratégica de la empresa pueden causar pérdida del conocimiento en un área especifica. Una decisión posterior que retome la orientación anterior puede requerir ese conocimiento, pero el trabajador que lo posee puede ya no estar en la empresa.

El conocimiento es un activo intangible, volátil y difícil de concretar y retener, para manejar adecuadamente las dificultades asociadas al manejo y administración del conocimiento, las empresas necesitan:

  • Tener un lenguaje uniforme y estandarizado a lo largo de la empresa, que asegure que el conocimiento se entiende correctamente.
  • Ser capaz de identificar, modelar y representar explícitamente su conocimiento.
  • Compartir y reutilizar su conocimiento entre diferentes aplicaciones por varios tipos de usuarios. Esto implica ser capaz de compartir las fuentes de conocimiento existentes y también las que haya en el futuro.



Conocimiento

Es más que datos e información acumulada, es un conjunto organizado de datos e información destinados a resolver un determinado problema.

Pirámide del Conocimiento: representación grafica de la gerencia de los conocimientos.





Figura 1. Piramide del Conocimiento

Dato: es una presentación simbólica que puede ser alfabética o numérica, no tiene un valor semántico en sí mismo pero bien procesado puede servir para hacer cálculos numéricos o para tomar decisiones. Y según la Real Academia Española, es el antecedente necesario para llegar al conocimiento exacto de algo o para deducir las consecuencias legítimas de un hecho.

Información: es el conjunto organizado de datos procesados que constituyen un mensaje sobre un ente o fenómeno.

Conocimiento: es más que datos e información acumulada, es un conjunto organizado de datos e información destinados a resolver un determinado problema.

La Gestión del Conocimiento

Es la instancia de gestión mediante el cual se obtiene, despliega o utiliza una variedad de recursos básicos para apoyar el desarrollo del conocimiento dentro de la organización. Es por ello que entender cómo estructurar las iniciativas de Gestión del conocimiento generará una ventaja a la hora de considerar al conocimiento dentro de la estrategia de la organización.

Los objetivos de la Gestión del conocimiento

Los objetivos que han dado base a la Gestión del conocimiento son:

  • Formular una estrategia de alcance organizacional para el desarrollo, adquisición y aplicación del conocimiento.
  • Implantar estrategias orientadas al conocimiento.
  • Promover la mejora continua de los procesos de negocio, enfatizando la generación y utilización del conocimiento.
  • Monitorear y evaluar los logros obtenidos mediante la aplicación del conocimiento.
  • Reducir los tiempos de ciclos en el desarrollo de nuevos productos, mejoras de los ya existentes y la reducción del desarrollo de soluciones a los problemas.
  • Reducir los costos asociados a la repetición de errores.

Para ello es necesario comprender cual es el proceso asociado a la Gestión del conocimiento y cómo este proceso establece las características de cada proyecto de Gestión del conocimiento.


El proceso de Gestión del Conocimiento.

El proceso de Gestión del conocimiento debe entenderse como los subprocesos necesarios para el desarrollo de soluciones orientadas a generar las bases del conocimiento de valor para la organización. El proceso presentado en la figura 2 representa la cadena de agregación de valor a cada una de las instancias de conocimiento existentes en la organización.

Cabe destacar que el proceso de Gestión del conocimiento se centra en el concepto de generación de valor asociado al negocio, el cual ayudará a descartar las instancias de conocimiento que sean no-relevantes.


Figura 2. El proceso de Gestión del Conocimiento

La gestión del conocimiento puede ser descrita como el proceso sistemático de detectar, seleccionar, organizar, filtrar, presentar y usar la información por parte de los participantes de la organización, con el objeto de explotar cooperativamente los recursos de conocimiento basados en el capital intelectual propio de las organizaciones, orientados a potenciar las competencias organizacionales y la generación de valor, donde:

Detectar: Es el proceso de localizar modelos cognitivos y activos (pensamiento y acción) de valor para la organización, el cual radica en las personas. Son ellas, de acuerdo a sus capacidades cognitivas (modelos mentales, visión sistémica, etc.), quienes determinan las nuevas fuentes de conocimiento de acción.

Seleccionar: Es el proceso de evaluación y elección del modelo en torno a un criterio de interés. Los criterios pueden estar basados en criterios organizacionales, comunales o individuales, los cuales estarán divididos en tres grandes grupos: Interés, Práctica y Acción.

Organizar: Es el proceso de almacenar de forma estructurada la representación explícita del modelo.

Filtrar: Una vez organizada la fuente, puede ser accedida a través de consultas automatizadas en torno a motores de búsquedas. Las búsquedas se basarán en estructuras de acceso simples y complejas, tales como mapas de conocimientos, portales de conocimiento o agentes inteligentes.

Presentar: Los resultados obtenidos del proceso de filtrado deben ser presentados a personas o máquinas. En caso que sean personas, las interfaces deben estar diseñadas para abarcar el amplio rango de comprensión humana. En el caso que la comunicación se desarrolle entre máquinas, las interfaces deben cumplir todas las condiciones propias de un protocolo o interfaz de comunicación.

Usar: El uso del conocimiento reside en el acto de aplicarlo al problema objeto de resolver. De acuerdo con esta acción es que es posible evaluar la utilidad de la fuente de conocimiento a través de una actividad de retroalimentación.

Principios de Gerencia del

Gerenciar el conocimiento es costoso: el conocimiento es un activo, pero su administración efectiva requiere de inversiones en otros activos. Existen muchas actividades particulares en la gerencia del conocimiento que requieren inversiones y esfuerzo, algunas de ellas son:

  • Captura del conocimiento, por ejemplo: creación de documentos y transferencia de documentos a un sistema computarizado.
  • Adicionar valor al conocimiento mediante edición, compactación, empaquetamiento, etc.
  • Desarrollar formas de categorización del conocimiento y categorizar nuevas contribuciones de conocimiento.
  • Desarrollar infraestructura y aplicaciones de tecnología de información para distribución del conocimiento.
  • Educar a los trabajadores en la creación, uso y formas de compartir el conocimiento.

La Gerencia Efectiva del conocimiento requiere soluciones híbridas de gente y tecnología: A pesar de los avances de la inteligencia artificial, no puede decirse aún que se tenga una máquina que pueda reemplazar a los humanos completamente. Los hechos muestran que las organizaciones que desean una efectiva gerencia de su conocimiento, requieren una alta dosis de esfuerzo humano. Los humanos son muy buenos para ciertos tipos de actividades, los computadores lo son para otras. Cuando se busca entender el conocimiento, interpretarlo en un contexto amplio, combinarlos con otros tipos de información, o sintetizar varias formas no estructuradas de conocimiento, los humanos son la mejor opción.
Los computadores y los sistemas de comunicación, por otra parte, son buenos para otro tipo de tareas, por ejemplo para la captura, y transformación y distribución de conocimiento altamente estructurado que cambia rápidamente. Los computadores se están haciendo cada vez mas útiles en realizar las mismas tareas sobre conocimiento menos estructurado, tal como texto e imágenes. Dada esta mezcla de habilidades, se requiere construir ambientes de gerencia de conocimiento "híbridos" en los que se utilice tanto a personas como a computadores de manera complementaria.

La Gerencia del Conocimiento es altamente política: no es para nadie un secreto que “el conocimiento es poder” y, por lo tanto, no sorprende que la gerencia del conocimiento tenga un trasfondo altamente político. Si el conocimiento está asociado con el poder, el dinero y el éxito, entonces también esta asociado con intrigas, y tratos velados.

La Gerencia del Conocimiento Requiere Gerentes del Conocimiento: los recursos claves de un negocio como el trabajo y el capital, tienen funciones organizacionales dedicadas a su administración y gerencia. El conocimiento no puede ser bien gerenciado hasta que algún grupo de la empresa tenga la clara responsabilidad de hacer ese trabajo. Dentro de las tareas que ese grupo puede llevar a cabo esta el recolectar y categorizar el conocimiento, establecer una infraestructura orientada al conocimiento y monitorear el uso del mismo.

La gerencia del conocimiento brinda mas beneficios a partir de “mapas” que a partir de modelos, más a partir de mercados que a partir de jerarquías.
La mayoría de las organizaciones han tenido mayores resultados dejando que el “mercado” del conocimiento actúe mediante sencillamente proveer y ubicar el conocimiento que sus clientes parecen querer. La dispersión del conocimiento tal como se describe en un mapa puede ser ilógica, pero es más útil para un usuario que un modelo hipotético del conocimiento que sea bien entendido por sus creadores, pero que tal vez nunca se llegue a implantar completamente. La ubicación del conocimiento organizacional es la actividad individual que probablemente mas influye en que haya mayor acceso al mismo.

Organizaciones Inteligentes

Son organizaciones abiertas al aprendizaje basada en naturaleza del aprendizaje organizacional con Dinámica de Sistemas, su mayor potencialidad radica en su capacidad de aprender que no se encuentra concentrada en algún componente particular de la organización, por el contrario está distribuida a lo largo y ancho de su ser organizacional, esparcida en forma de entes individuales con capacidades de aprendizaje, esto es basado en los miembros de la organización.

La característica principal de la organización inteligente es el manejo efectivo de su conocimiento, detección oportuna de necesidades de mercado y por su capacidad de innovación. Los sistemas de manejo de conocimiento permitirán lograr esta meta, facilitando el trabajo colaborativo y creativo de todos los miembros de la empresa.

Ventajas de la organización inteligente:

  • Reutilización del conocimiento y la experticia de otros integrantes de la empresa.
  • La creación a partir de la información existente, en lugar de la creación desde cero.
  • Toma de decisiones más informadas, y por lo tanto con mayor posibilidad de éxito.
  • Intercambio constante de información entre los miembros de la empresa.

Beneficios Los beneficios principales son:

  • El mantenimiento de los niveles de innovación y seguir siendo competitivo.
  • Ser mejores condiciones para responder a las presiones externas.
  • Tener el conocimiento a los recursos de vincular mejor a las necesidades de los clientes.
  • Mejorar la calidad de los productos en todos los niveles.
  • Mejorar la imagen de la empresa al convertirse en personas más orientadas.
  • Aumentar el ritmo de cambio dentro de la organización.




Desafíos y Problemas que Enfrentan Las Organizaciones Inteligentes

Las organizaciones inteligentes tienden a ser laboratorios experimentales, en donde las respuestas a muchos problemas y asuntos prácticos están en constante proceso de solución. Algunos de los retos que enfrentan son:

Trascender las políticas internas: es común que las políticas internas impongan que el “quién” de una idea sea más importante que la idea misma.

Para evitar que esto ocurra:

  • Construya una visión compartida y valores comunes.
  • Promueva la participación y sinceridad.
  • Reconozca que no existen respuestas únicas.

Ubicar el poder y la autoridad: las personas aprenden más cuando tienen un sentido de responsabilidad por sus acciones. Si no tienen ningún tipo de influencia sobre las decisiones que toman, su capacidad de aprendizaje disminuirá rápidamente.

Por esta razón, las Organizaciones Inteligentes establecen sistemas de gobierno corporativo en los que la mayoría de las decisiones se toman localmente, en lugar de en la oficina central.
Para permitir que las decisiones se tomen localmente, manteniendo cierto control sobre las acciones:

  • Entrene a todos en las cinco disciplinas.
  • Enfóquese en los recursos claves para los cuales todos compiten. - Convierta a los gerentes principales en investigadores y diseñadores de programas de aprendizaje.

Apartar tiempo para el aprendizaje: nadie en el mundo de los negocios piensa que tiene tiempo suficiente para hacer todo aquello que desearía. Por esto, para que el aprendizaje ocurra, el tiempo debe ser un tema de reflexión. En particular, los gerentes deberían enfocarse en las oportunidades del futuro, en vez de enfocarse en los problemas del presente. Ellos deberían diseñar sistemas de aprendizaje para el futuro, ya que esto llevará a la organización hacia el verdadero triunfo.

Balancear las necesidades del hogar y del trabajo: las organizaciones tradicionales tienden a promover el conflicto entre el trabajo y la familia; en contraposición, las organizaciones inteligentes requieren de un dominio personal en todos los sentidos. Por esta razón, se promueve un buen balance entre trabajo y familia.

Para lograr un balance correcto, las Organizaciones Inteligentes deben:

  • Dar libertad a los individuos: cada persona en la organización es libre de identificar aquello que es más importante para ellos a nivel personal y de decidir cómo lidiar con los conflictos potenciales entre las demandas del trabajo y las del hogar

  • Enfatizar la importancia del dominio personal: si el dominio y balance personal es una parte integral de la estrategia y filosofía de grupo, nadie sentirá que sus oportunidades profesionales se limitan por el tiempo que pasan en compromisos familiares.

  • Reconocer los asuntos familiares: estos deben ser tratados con el mismo respeto que los asuntos de negocio.

  • Suministrar servicios de apoyo: la organización debe ayudar a las personas a obtener la guía y consejos de un experto, para que el tiempo dedicado a la familia sea bien utilizado y efectivo.


Fuentes Tecnológicas